Tháng 3 năm ngoái, tôi chốt được đơn 40 bộ bộ bàn ghế cho một doanh nghiệp phần mềm. Giá trị hơn 2 tỷ đồng, tôi cứ tưởng mình thắng đậm. Ấy vậy mà khi giao hàng, khách từ chối nhận vì một chi tiết mà tôi chưa từng nghĩ tới: viền bàn cong 2mm do không kiểm soát độ ẩm nguyên liệu. Họ đòi làm lại từ đầu, chi phí lên tới 600 triệu đồng. Đó là bài học đắt giá nhất trong suốt 10 năm trong nghề của mình. Nhìn lại từ đầu, tôi hiểu rằng không phải khách khó tính, chính tôi đã bỏ qua những bước nhỏ ở công đoạn gia công. Tôi đã tính giá sai ngay từ bước đầu tiên Kể thật ra, phương pháp báo giá của tôi trước kia khá sơ sài: nhân đơn giá mỗi mét vuông nhân với diện tích tấm panel, cộng chi phí khung thế là chốt. Tôi bỏ qua hoàn toàn khoản phủ bề mặt và keo dán viền. Chỉ tính riêng 40 bộ bàn ghế này, chi phí vật tư phát sinh tăng 15% so với dự kiến, làm cho khoản lãi dự kiến gần như bằng 0. Điều buồn cười là, tôi vẫn hay khoe mình chốt giá cực nhanh, hóa ra tôi đang tự hại mình. Nếu tính bài bản ngay từ đầu, tôi đã đưa khoản này vào vào bảng báo giá. Kể từ vụ đó, tôi luôn lập bảng chi tiết từng khoản mục trước khi gửi báo giá, có cả keo, phụ kiện, tiền công đánh bóng, thay vì chỉ nhìn mỗi giá tấm gỗ. Quy trình kiểm tra chất lượng của tôi đã bỏ sót điều quan trọng nhất Sau lần giao hàng hỏng, tôi dành thời gian kiểm tra quy trình kiểm tra chất lượng của xưởng. Té ra, quy trình kiểm tra của xưởng chỉ dừng lại ở việc đo kích thước tổng thể bằng thước kẹp, mà không hề kiểm tra độ phẳng mặt laminate sau công đoạn ép laminate. Tôi từng nghĩ chỉ cần mắt thường nhìn là ổn. Thế nhưng mắt người không phát hiện độ vênh 2mm trên bề mặt rộng 1m2. Con số cụ thể trong 3 tháng liền tôi có tới 12 lô bắt buộc sửa lại vì lỗi tương tự. Mỗi lần phải làm lại tốn thêm 15-20 ngày công mà tôi không tính vào giá thành. Và cái gốc của vấn đề chính là độ ẩm nguyên liệu. Tôi không cho gỗ nghỉ trong xưởng 48 giờ trước khi đưa vào sản xuất. Gỗ mới nhập về chưa kịp khô hẳn, đem ép laminate ngay đến khi trời khô nó co không đều và gây cong vênh. Bây giờ, tôi đặt ra một nguyên tắc bất di bất dịch: gỗ phải nằm trong xưởng ít nhất 2 ngày trước khi xử lý bề mặt. Nghe thì mất thời gian, nhưng nó giảm hẳn 80% rủi ro cong vênh trong các đơn sau. Cách tôi xử lý khi khách trả hàng và xoay chuyển tình thế Ngay khi khách báo trả toàn bộ, tim tôi đập nhanh nhưng tôi giữ bình tĩnh. Tôi lập tức gọi điện cho bên mua và xin được gặp mặt để bàn hướng giải quyết. Trong 3 ngày đàm phán rất căng thẳng. Họ yêu cầu tôi thanh toán toàn bộ tiền sản xuất lại. Tôi chấp nhận chịu lỗ 70% số tiền làm lại, và đổi lại họ tiếp tục đặt hàng lâu dài trong các đợt sau. Nói thật, tôi có thể đã phá sản nếu không xoay xở kịp. Nhưng cái quan trọng hơn là tôi học được phải làm mẫu thực tế trước khi tung ra hàng loạt. Tôi thay đổi sang quy trình này: với bất kỳ đơn nào trên 50 bộ, tôi bắt buộc làm một sản phẩm mẫu trước khi khách chốt. Có lần khách còn ngạc nhiên sao chỉ 40 bộ mà phải làm mẫu. Tôi chỉ cười, vì một khoản đầu tư nhỏ rẻ hơn gấp nhiều lần so với việc sửa cả loạt hàng. Giờ mỗi đơn hàng tôi đều làm một bước mà trước đây thấy thừa Thời điểm này, mỗi đơn hàng tôi nhận đều phải trải qua một bước mà trước kia tôi bảo là mất thời gian. Đó là chạy một sản phẩm thử nghiệm đúng theo mùa khí hậu lúc bấy giờ rồi để ngoài sân 3 ngày trước khi duyệt sản xuất hàng loạt. Vào mùa mưa, không khí ẩm, gỗ dễ hút nước gây bong lớp laminate; mùa khô, gỗ co lại gây nứt mạch keo. Nhờ một sản phẩm mẫu phơi nắng trong 72 giờ là tôi biết ngay vấn đề sẽ xảy ra trước khi tốn tiền sản xuất cả loạt. https://thicongnoithat.vn phí cho bước này chỉ khoảng 2% tổng giá trị hợp đồng, nhưng nó giảm tới 80% xác suất bị trả lại. Tôi quen khá nhiều chủ xưởng đang chạy theo doanh số và coi thường các công đoạn nhỏ kiểu như vậy. Họ nghĩ làm mẫu là chậm, nhưng tôi vừa trả giá gần nửa tỷ để hiểu điều đó. Lời khuyên của tôi là, trước khi nhận đơn lớn, hãy rà soát kỹ từng con số và đừng bao giờ bỏ qua bước thử mẫu. Chắc hẳn không ít người trong số các bạn từng dính tình cảnh này? Nghe cách bạn vượt qua để tôi học hỏi thêm.